Laagdrempelig informatiebeheer

SIA (Informatiebeheer), Sabine van Rijn werkt bij het programma Stuurinformatie & Administratie van Eelke Blonk. Als opdrachtnemer Informatiebeheer en -Control (ICB) werkt zij met haar team aan de uitdagende informatievraagstukken waar wij als provincie mee te maken hebben. Bij informatiebeheer gaat het erom dat al onze informatie ‘duurzaam toegankelijk’ is, niet alleen nu, maar ook over vele decennia. En niet alleen voor jezelf, maar ook voor andere belanghebbenden. Het gaat daarbij om het opslaan van informatie en overigens ook om het tijdig vernietigen van informatie.

Vanuit de visie bedrijfsvoering 2023 ligt er de opdracht om informatiebeheer nog meer in te bedden in de werkprocessen van de organisatie en ook te zorgen voor opleiding en training op dit gebied. Met de kernwoorden ‘laagdrempelig en zo makkelijk mogelijk‘ in het achterhoofd, ging het team ICB, samen met de collega's van het Serviceteam Corsa en de BrabantAcademie, hiermee aan de slag.

Verantwoording afleggen

Sabine vertelt hierover: “Als openbaar bestuur moet je verantwoording kunnen afleggen. We moeten kunnen laten zien wat wij doen met de gelden die wij ontvangen en inzetten in Brabants beleid. Dat is geen keuze, dat moet. En daar hoort bij dat we zorgvuldig omgaan met onze informatie. Allerlei kaders spelen daarbij een rol. We hebben te maken met privacy- en veiligheidswetgeving, maar ook met de Archiefwet en de Wet openbaarheid van bestuur (straks de Wet Open Overheid). Bij team ICB zijn we vooral gericht op de toepassing van de Archiefwet.

Informatie goed beheren betekent informatie snel en goed terug kunnen vinden. Als iemand morgen uit dienst gaat, moeten collega's niet ontdekken dat alle informatie ook 'uit dienst' is gegaan. Of als er in de toekomst iemand bijvoorbeeld onderzoek gaat doen naar hoe Brabant met de Coronapandemie is omgegaan, dan moet de onderzoeker makkelijk bij deze informatie kunnen. Mensen hebben nu eenmaal recht op informatie van hun overheid.”

Programmamanager Eelke Blonk vertelt in deze video over informatiebeheer en archivering bij de provincie Noord-Brabant.

Leerlijn Informatiebeheer en Archivering

Sabine realiseert zich heel goed dat het bewaren van overheidsinformatie echt niet gemakkelijk is. “We worden vandaag de dag overstelpt met grote hoeveelheden digitale informatie. En dat moet allemaal in meer of mindere mate worden beheerd en bewaard. Wat moet je wel bewaren en wat niet? Waarom moet je bepaalde informatie bewaren? Hoe doe je dat precies in je dagelijkse werk? Allemaal reële vragen die collega's hebben. We hebben de leerlijn Informatiebeheer en Archivering ontwikkeld om hierbij te helpen. In het voorjaar van 2021 hebben we deze leerlijn gepubliceerd in de Brabantacademie. In acht overzichtelijke korte lessen leer je meer over bijvoorbeeld het belang van informatiebeheer, het vastleggen van informatie en over hoe je Corsa daarvoor gebruikt. De leerlijn is voor iedereen toegankelijk en op ieder gewenst moment te volgen. We zien dat al veel collega's de leerlijn hebben gevolgd. We krijgen er regelmatig reacties op. Soms is dat een bedankje, maar het komt ook voor dat collega's nog meer willen weten of tips hebben voor uitbreiding. En daar zijn we natuurlijk heel blij mee."

"We worden vandaag de dag overstelpt met grote hoeveelheden digitale informatie. En dat moet allemaal in meer of mindere mate worden beheerd en bewaard."

Sabine werkt met plezier aan de doorontwikkeling van het informatiebeheer van de provincie. “Ik vind het bijvoorbeeld een geweldige uitdaging om met behulp van digitalisering en slimme IT het beheren van informatie zo gemakkelijk en laagdrempelig mogelijk te maken. Ik zou het liefst zien dat het ooit allemaal helemaal automatisch gaat. Zover is het nu nog helaas nog niet, maar deze ontwikkeling vind ik wel heel interessant en belangrijk voor onze organisatie. Nu controleren we vaak nog achteraf of alle informatie goed is opgeslagen, maar het is mijn wens dat dat in de toekomst echt niet meer nodig is. Dat informatiebeheer zo slim, digitaal en intuïtief is ingebed in de organisatie, dat het als het ware vanzelf gaat. Hier werken we binnen het I-domein van Bedrijfsvoering hard aan!”

image

Wil je meer weten over informatiebeheer? Stel je vraag via icb@brabant.nl. Wil je meer weten over de werking van Corsa? Neem dan contact op met een van de key-users in de organisatie

Neem ook eens een kijkje in de groepen op Brains:

Als je lid wordt van deze groepen, verschijnen alle updates in je tijdlijn.