Twan Burgers over de fasering bij Facilitair

In de coronatijd wordt van Facilitaire Diensten gevraagd zo goed mogelijk alle nieuwe bewegingen te ondersteunen, mee te bedenken en uit te voeren. Een hectische tijd voor alle medewerkers daar. Twan Burgers legt uit hoe die laatste maanden verliepen.

Brabantse sfeer

Twan Burgers werkt bij de provincie via Hospitaly Group, een organisatie gespecialiseerd in facilitaire diensten en gastvrijheid. Hij is Business partner Facilitair en heeft als opdracht om te kijken hoe de dienstverlening verder ontwikkeld kan worden. Twan: ‘Als interimmanager kijk ik bij allerlei organisaties in de keuken, en help ik mee. Dat facilitair werk heb ik onder meer bij ABN AMRO verzorgd in Den Bosch. Een andere werkomgeving, maar wel een herkenbare Brabantse sfeer, en daar zitten eigenlijk ook parttime ambtenaren hè', zegt hij met een knipoog. ‘En ik heb een jaar of 6 geadviseerd over ‘het nieuwe werken’, waar ik ook op afgestudeerd ben. Dat heette toen nog innovatieve kantoorconcepten. ICT, Facilitair en de manier waarop organisaties willen werken komen daar samen. Dat is wel mijn ding: vanuit meerdere disciplines mensen zo goed mogelijk ondersteunen bij hun werkzaamheden

‘Ik had het er met programmamanager Martijn Merks over: de coronacrisis geeft veel ellende, maar zorgde ook voor het momentum om uit de geijkte patronen te komen: voor Facilitair was het stiekem toch ook een cadeautje. Je bent in een keer veel zichtbaarder, tastbaarder, de verandering wordt gevraagd. En daar gingen we echt met z’n allen voor, het hele facilitaire team.

'We missen elkaar als collega's, ook om problemen en vraagstukken te delen.'

De eerste weken

‘In de eerste weken stond de belangrijkste beslissing centraal: thuisblijven, thuiswerken. Het was snel schakelen tussen Facilitair en ICT. Hoe zorgen we dat de mensen zo goed mogelijk thuis hun werk kunnen doen? Zo lag er de vraag of we de oude schermen pakken, die vrijkomen bij de vervanging die toch al liep. Nee zeiden we, we moeten gewoon de goede nieuwe schermen leveren, die ook al ingepakt klaarstaan. Er zijn er nu zo’n 485 geleverd. En bureaustoelen om het arbo-verantwoord te maken voor collega’s met klachten. We hebben verdieping 4 en 5 leeggetrokken, je begint natuurlijk onderaan. Dat zijn er nu tot nu toe 165. En je kunt ook opschrijven dat de headsets mondjesmaat binnenkomen. We hebben helaas nog 146 wachtenden.

‘Onze mensen zaten die eerste weken aan de kant. En toen besloten we artikelen te bezorgen bij onze collega’s, voor hun een fantastisch gevoel, en voor onze medewerkers een geweldig doel om samen de schouders onder te zetten. En verder moesten we met leveranciers in gesprek: catering, huisvesting, schoonmaak; hoe gaan je daarmee om? Voor schoonmakers viel hun hele dagritme weg, dat zo belangrijk voor die mensen was. 'En we konden onderhoud plegen dat normaal overlast zou geven… maar zelf mochten we dan ook weer niet zoveel. Het was zoeken in die eerste fase. Het lijkt alweer zolang geleden trouwens, die 3 maanden, lacht Twan.

Hoge toren

‘Okay, bedachten we, we moeten ook weer een keer terug. We beseften wel dat dat nooit in één keer weer zou gebeuren, maar gefaseerd. En dan zit je hier met zo’n speciale situatie: een hoge toren, relatief kleine liften, vergaderfaciliteiten op de grond. De hoofdvraag is: waarom wil je terug? Individueel werken lukt allemaal wel. Maar je wilt je collega’s ontmoeten, creativiteit stimuleren, door samen ruimtes te delen. Hier hebben we vanuit de werkgroep Terug naar provinciehuis vervolgens vol op ingezet. Ik merk trouwens zelf, met de mogelijkheden van Skype, en nu Teams dat online soms effectiever is dan als je met z’n allen bij elkaar had gezeten.

‘Onze diensten werden opgeschaald, zo was de ICT-ondersteuning van het Dienstenplein tot in de avond beschikbaar. En dat ook allemaal vanuit huis: er waren alleen mensen fysiek aanwezig voor dingen die niet anders kunnen: een kapotte laptop inwisselen of zo. Echt goed dat we die flexibiliteit hadden, er leefde iets van: jongens dat gaan we gewoon doen. Een heleboel vragen over Skype kwamen er natuurlijk, over headsets die niet aan te slepen waren. Maar de piek was na de eerste paar weken snel over.

‘Maar we merken nu, ook bij het Dienstenplein, hoe mensen elkaar missen als collega’s, maar ook om problemen en vraagstukken te delen. Even snel bijspringen met een vraag, even roepen van: hé, ik had datzelfde probleem, of oplossing! Hoe gaan we nou die kennis delen, hoe kijk je nou even met elkaar mee? Dat zijn goede lessen voor ons. 'En leuk om te weten, even wat cijfers die verandering aangeven: aan koffie en thee gingen er 235.000 kopjes koffie en thee minder uit. Aan WC rollen: 3100 rollen (310 km) minder. En aan desinfectiemiddel hebben we 42 liter verdeeld.

Nieuwe coalitie

‘Het coronaproof maken van vergaderruimtes hadden we redelijk gepland en voorbereid, toen werd de nieuwe coalitie bekend en moesten we 2 weken eerder live. Daar gingen we weer met z’n allen voor, Facilitair-breed: evenementen, bodes, grafische balie. We wilden persé niet dat bij de presentatie van het bestuur vraagtekens gezet zouden worden bij onze coronamaatregelen. Maar het tegenovergestelde was waar: we kregen zelfs vanuit de pers complimenten voor onze aanpak. Maar gelukkig ging de meeste aandacht naar de presentatie van de coalitie hoor.

Foto: beeld presentatie nieuw college, coronaproof uiteraard

Terugkomplan

‘We zijn nu letterlijk aan het verhuizen. Er verdwijnen 80 werkplekken van de onderste 3 domeinen, we brengen bewegwijzering aan, ICT gaat nieuwe apparatuur plaatsen en ook de vernieuwing van het Wifi-netwerk wordt waarschijnlijk naar voren getrokken. Je loopt nu niemand in de weg natuurlijk. Het lijkt allemaal goed te halen, maar: we zitten wel met de vakantieperiode, dus leveranciers en verhuizers moeten beschikbaar zijn. ‘En dan komt de communicatie nog. We rekenen op een goeie houding, eigen verantwoordelijkheid van de collega’s, en zetten minder in op reguleren. Gewoon je gezonde verstand gebruiken. De catering onder lunchtijd is nog een vraagteken. Waarschijnlijk wordt het een tijdelijke bestelservice waarbij je de lunch boven krijgt via een bestel-app…

En dan: januari

Ook met januari is de coronawerkgroep al bezig. Twan: ‘Daar wil je de leerpunten inbrengen, de gevolgen in kaart brengen voor het werk, de teams, de functie van facilitair en je faciliteiten, de ruimtes. We voelen allemaal wel dat we gaan inzetten op een ontmoetingsplek, samenwerken, dat wordt de dominante rol. Ofwel: hoe ga je beschikbare meters inzetten? Daar denken wij vanuit facilitair natuurlijk graag over mee. ‘Dat kunnen zijn projectruimtes, ontmoetingsplekken, teamkamers… allerlei vergezichten die we nog moeten uitwerken. Maar dat is wel de ontwikkelrichting. Van onze architect hoorde ik dat oorspronkelijk het gebruik de toren kleiner gepland was, tot en met verdieping 15 of 16. De andere verdiepingen waren bestemd om te verhuren. Ondertussen is ie toch vol gekomen. Leuk om te weten toch, een beetje nostalgie mag je koesteren! Gelukkig is er een werkgroep die vanuit verschillende disciplines en aan de slag zijn om dit vraagstuk uit te werken. Dat gaat breder dan alleen de facilitaire aspecten.'

Foto Twan Burgers: John Claassen

Jan van Gompel