Hella Timmermans: 'Archiveren moet van zijn stoffig imago af'
Hella Timmermans is sinds 7 september de nieuwe provincie archivaris. Zij volgt daarin Jan Sanders op die onlangs met pensioen ging. Haar functie is veelomvattend: ze werkt bij het BHIC, het Brabants Historisch Informatie Centrum in Den Bosch. En Hella is niet enkel provinciearchivaris, maar ook rijksarchivaris in de provincie Noord-Brabant, gemeentearchivaris en waterschapsarchivaris. En of het niet genoeg is, ook archivaris van meerdere gemeenschappelijke regelingen in onze regio. Hella is getrouwd, heeft een zoon van 11 en een dochter van 9. Ze woont in Rosmalen.
'Ja dacht ik, dit is waar ik naartoe wil!'
Kun je iets vertellen over je achtergrond?
Hella: 'Ik heb geschiedenis gestudeerd. Geschiedenis is van jongs af aan mijn grote liefde. Als we op vakantie waren wilde ik al kastelen en musea bezoeken. Dat is echt mijn passie. En na de middelbare school dacht ik: dit past bij mij, dit wil ik gaan doen. Ik ben tijdens mijn studie ook mijn man leren kennen, die ook geschiedenis studeerde. Toen ik klaar was ben ik dit vakgebied ingerold. Ik ben heel basaal begonnen op een postkamer en heb daar mijn eerste dossiervorming gedaan. Ik werkt via een detacheringsbureau. Bij de gemeente Deventer moest ik op een gegeven moment milieuvergunningen op alfabetische volgorde leggen, en toen dacht ik: nu vind ik het niet leuk meer. Toen ben ik om me heen gaan kijken.
Via dat bureau kon ik aan een cursus beginnen die werd gegeven door het Regionaal Archief Nijmegen. Ik mocht op gesprek bij een archiefinspecteur. Ik deed dus al heel veel dossiervorming, en toen lieten ze mij ook het oud, historisch papier zien, vooral middeleeuwse stukken. Ik ben namelijk afgestudeerd op de Middeleeuwen. Ja dacht ik, dit is waar ik naartoe wil! Hij zei, als je dit wilt moet je de opleiding Archistiek volgen aan de universiteit van Amsterdam. En zo ben ik weer gaan studeren. Ik heb dat 2,5 jaar gedaan, naast mijn baan.
Er kwam een vacature vrij bij het Regionaal Archief Nijmegen op de Studiezaal. En daar heb ik op gereageerd en werd uitgenodigd en uiteindelijk aangenomen. Ik had het geluk dat en ik op de juiste werkplek zat en de juiste studie kon doen. Daarna ben ik doorgeschoven naar het Ministerie van Justitie. Dat vond ik ook leuk. En toen besloot mijn man dat hij terug wilde naar Brabant. Hij werkte toen al bij de gemeente Den Bosch. En daar werkt hij nog steeds. Oké, zei ik, maar dan is het wel handig als ik een baan in die regio kan vinden. Ik zat op dat moment in Zutphen. Toen had ik het geluk dat er bij het BHIC een vacature vrijkwam. Ik solliciteerde en werd aangenomen. En zo ben ik in Brabant beland.
En nu: provinciearchivaris. Wat houdt de functie in?
'Ik adviseer het College van Gedeputeerde Staten over hoe de organisatie het archiveren zo goed mogelijk op orde brengt, èn houdt! De advisering doe ik alleen, er staat niet echt een team achter me. Er zijn natuurlijk wel een aantal afdelingen binnen de provincie die zich met informatie- of archiefbeheer bezighouden. Zoals ICB en het IBT, Interbestuurlijk toezicht, dat zich ook bezighoudt met gemeentelijke archieven. Ik trek regelmatig met ze op. Met gemeenten ben ik regelmatig in overleg, maar als het over de provincie gaat dan hebben zij geen medezeggenschap. Dus dat is een hele andere tak van sport. In huis ben ik veel bezig met informatiebeheer in de breedste zin van het woord.
Software die zorgt dat een bestand dat niet meer voldoet aan de huidige standaard omgezet wordt
Digitaal depot
'Ik ben in dienst van het BHIC, niet van de provincie. De provincie huurt mij als het ware in voor een aantal uren in de week. Ik loop hier wel gewoon rond en heb een toegangspasje. Ik vind het ook wel leuk dat mensen van hier af en toe naar het BHIC komen! Op de vraag of ze deze functie anders wil gaan invullen dan haar voorganger, antwoordt Hella: 'Jan en ik streven in de basis naar hetzelfde. Een goed archiefbeheer van de provincie dus. De visie is wat dat betreft hetzelfde. Allen de accenten liggen anders. Jan was meer een papieren mens, en ik ben vooral digitaal bezig, dus ik zal daar meer op zitten. Er zijn nu wel een aantal uitdagingen die op het digitale vlak komen, want de provincie werk nu volledig digitaal. We zij er nu heel hard mee bezig om dat goed in te richten. We zijn intern bezig om een digitaal depot in te richten. Daar zit software achter die ervoor zorgt dat wanneer je er een bestand dat niet meer voldoet aan de huidige standaard kunt omzetten en weer leesbaar maken. Dat zijn dingen waar ik meer de nadruk op leg.
Geen sexy vak
Archiveren was tot voor kort op papier gebaseerd. Dan stapelde zich dan op. Dus tijd om te archiveren! Stuur het maar naar DIV. In de digitale wereld slaan we informatie op netwerkschijven, op OneDrive, SharePoint, wat dan ook. De type dragers worden dus steeds groter. Dus niemand vindt het meer belangrijk om te archiveren, het staat toch op de harde schijf, zeggen ze dan. En daar zit dus het gevaar voor de toekomst. De afdeling ICB heeft het goed op orde, weten waar ze mee bezig zijn. Maar ja, het is gewoon geen sexy vak! Zij moeten mensen constant uitleggen en enthousiasmeren om hun zaakjes op orde te brengen en te houden. Maar ook hoe ze hun archiveren moeten inrichten. 'Wat ik doe is zo nu en dan stand van zaken inpsecteren. Dat klink al wat strenger. Er zijn ook medestanders, bijvoorbeeld de Zuidelijke Rekenkamer. Als die constateert dat het archief niet op orde is, is dat gunstig voor ons, want het college denkt dan: snel, hier moeten we wat mee! Geld vrijmaken is dan het gevolg. Ik kan de ambtenaren wel uitleggen, dat het belangrijk is, maar het moet 'daarboven' ook gedragen worden. Archiveren is belangrijk om zaken snel en efficiënt terug te kunnen vinden, dat is de essentie van archiveren. De ambtenaar wil snel informatie vinden en burger wil snel bewijslast. En ten slotte is het ook in historisch perspectief uiterst belangrijk, dat je later kunt terugkijken waarom bepaalde zaken zo gelopen zijn.
Hella Timmermans: 'Wat ik doe is zo nu en dan stand van zaken inspecteren. Dat klink al wat strenger.'
Hoe ziet de toekomst eruit in dit vakgebied?
Hella: 'De archiefwet zegt dat je na 20 jaar het archief moet overbrengen van de provincie naar het BHIC, dus van dynamisch via semi-statisch naar statisch. Semi-statisch wil zeggen dat een ambtenaar het niet meer gebruikt maar dat het dossier nog niet overhandigd is aan he provinciehuis. Een statisch dossier is een afgesloten dossier. Alles tot 1999 is overgebracht naar het BHIC. Nu komt het blok 2009-2019 eraan. Dat is een periode waarin primaire processen digitaal gingen werken, maar de afdeling DIV alles nog op papier deed. Dat is een hybride toestand. Wat ik nu duidelijk zie is dat we incomplete dossiers hebben. Want ze gaan uit van het papier maar het papier is niet compleet, want het papier zit al in de primaire systemen. Dat wordt een hele lastige periode. De provincie is zich daar zeer van bewust. Het college heeft al geld vrijgemaakt om dit op te lossen, de provincie is goed bezig!
Heb je nog wezenlijke tips aan de provincie voor wat het archiveren betreft?
Nee, het loopt goed. Belangrijk is dat iedereen overtuigd is van het belang van goed archiveren. Maak het verhaal sexy! Als ik het niet meer archief noem maar informatie klinkt dat een stuk aangenamer en moderner. Maar helaas heeft archiveren nog steeds een stoffig imago.
Eddie Besselsen
Fotografie: John&Monique Claassen
Jan Sanders: 'Een valse oorkonde uit het verleden is in feite niets anders dan een gemanipuleerd mailtje'
Jan Sanders, voormalig provinciearchivaris:
Eerst perkamenten, nu digitaal
Provinciearchivaris Jan Sanders ging 7 september met pensioen. Ook hij had, net als zijn opvolger Hella Timmermans overigens een geschiedenisachtergrond. Zijn opvatting: ‘Een valse oorkonde uit het verleden is in feite niets anders dan een gemanipuleerd mailtje. Zorg ervoor dat enkel authentieke informatie wordt opgeslagen.’
Foto: Jan Sanders in het BHIC in Den Bosch
Jan over de functie van archivaris: ‘Het vak is nu totaal veranderd. Waren het eerst perkamenten, zegels en informatie op papier, nu archiveren wij steeds meer digitaal. Er worden nog wel steeds papieren documenten gearchiveerd en bewaard omdat het niet bewaren rechtsgevolgen kan hebben, zoals bij contracten. De meeste archieven zijn sinds 2010 digitaal.
Openbaarheid
Het Rijksarchief in Noord-Brabant was onze instelling. Het rijk wilde daar meer afstand van doen, en gaf de opdracht meer samenwerking binnen de regio te zoeken. Toen zijn we uitgekomen bij 2 regionale archiefdiensten, het Streekarchief Langs Aa en Dommel en Streekarchief Brabant Noordoost. Daarmee zijn wij in 2005 gefuseerd tot Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Na 2012 moest de provincie voor haar eigen archief zorgen, dat ging niet meer via het Rijk. En toen kwam de functie van provinciearchivaris in beeld, die ik sinds 2016 bekleedde.
Het BHIC beheert diverse archieven en probeert die ook zoveel mogelijk digitaal ter beschikking te stellen. Dan gaat het wel om openbare informatie. Niet alles is voor iedereen in te zien. Voor niet-openbare stukken moet je een ontheffing aanvragen, zoals bij voogdijzaken. Dat vraagt soms om een ingewikkelde ethische afwikkeling. Het gaat er mij om dat het bestuur alert blijft op het in stand houden van een goede archivering. Orden en archiveer goed om misstanden te voorkomen! Ambtenaren moeten zich daarvan bewust zijn, maar moeten daarin ook ondersteuning krijgen. Ik heb het idee dat dat steeds beter begint te werken.
Met wat voor gevoel ga je hier weg?
Dat ik de organisatie in beweging heb gekregen om de informatiehuishouding serieuzer op te pakken. Ik ontvang dat ook terug dat men daar goed mee bezig is. Kortom het was in de afgelopen periode een heel prettige samenwerking met de provincie. Je moet blijven investeren in het duidelijk maken van het grote belang van een goed archief. Geen heilig moeten, maar overtuigen daarvan is het motto.
Eddie Besselsen
Foto: Patrick Tönjes