Anders werken: reserveer je werkplek of vergaderruimte

De afgelopen maanden hebben de collega’s van facilitaire dienstverlening achter de schermen hard gewerkt aan de toekomstige inrichting van het provinciehuis. Om ontvangst op het provinciehuis nu al, geleidelijk aan, mogelijk te maken kun je sinds kort werk- en teamplekken reserveren: zowel vanuit huis, als ter plekke op het provinciehuis. En ook bezoekers zijn weer welkom voor een gastvrije ontvangst. Vooruit reserveren doe je via Facilitor. Zo werken we veilig samen op het provinciehuis. Twan Burgers, Brenda Westerveld en Sasja van de Grint vertellen je er in deze video graag meer over.

Ineens doet er zich een spoorwisseling voor... en dat hebben we gemerkt tijdens de lockdown.

Jantine Vonk: 'Digitaal nieuwe collega’s leren kennen ging eigenlijk ook best wel soepel.

Nieuwe collega’s over ‘anders werken, ontmoeten en reizen’

Het lijkt iets abstracts te zijn als we erover praten, maar in de praktijk verandert alles om ons heen continu. Van hele kleine dingen tot hele grote dingen, zoals auto’s die zich van de ene naar de andere plek verplaatsen. Verandering is beweging. Vaak ben je je niet eens bewust van al die subtiele veranderingen, tótdat er zich een ontwrichting in die beweging voordoet. Ineens doet er zich een spoorwisseling voor... en dat hebben we gemerkt tijdens de lockdown. We verruilden massaal – en noodgedwongen – werken op kantoor voor het thuiswerken. Gelukkig is er inmiddels weer meer mogelijk en zijn er nieuwe facilitaire opties aan het provinciehuis toegevoegd.

Nieuwe collega’s Bram Vranken en Jantine Vonk kwamen in coronatijd bij de provincie werken. Bram als projectleider IT en Jantine als beleidscommunicatieadviseur. Voor hen is de huidige manier van ‘anders werken’ de enige manier van werken die ze kennen binnen de provincie. We vroegen ze daarom naar hun ervaringen en hun kijk op de toekomst. Wat vinden ze fijn aan het digitale werken en het thuiswerken? Wat missen ze nog? En wat zouden ze graag behouden in de toekomst? Jantine werkte daarnaast in de maand juni aan 2 video's over de nieuwe mogelijkheden in en rondom het provinciehuis van de beweging: ‘anders werken, ontmoeten en reizen’.

Bram: 'Ik ben in december begonnen met werken voor de provincie Noord-Brabant. Nog vóórdat ik het arbeidscontract tekende wilde ik wel even het provinciehuis zien, dus ben ik langs geweest. Je wilt toch weten: waar kom ik te werken? Een echt gevoel bij een organisatie krijg je pas als je je er een beeld bij kunt vormen. Én als je een beetje sfeer kunt opsnuiven.' Jantine: 'Digitaal nieuwe collega’s leren kennen ging eigenlijk ook best wel soepel. De mogelijkheden voor online samenwerken zijn goed geregeld en ik kon dan ook snel aan de slag. De collega's binnen de provincie zijn heel behulpzaam, ze staan echt voor je klaar. Er heerst een gemoedelijke sfeer – ook digitaal. Dat gemoedelijke beeld dat je hebt van Brabant, dat blijkt ook echt wel zo. Digitale belemmeringen ervaar ik niet echt, maar je hebt wel minder snel dat je even iets kleins aan een collega kunt vragen.'

Bram, jij woont in Bergen op Zoom. Hoe kijk je aan tegen de reistijd naar Den Bosch en weer terug?

“Ik heb voorheen 13 jaar in de detachering gewerkt. Ik moest destijds met name veel naar de Randstad. Dat was enorm filegevoelig en met lange reistijden. Mijn vrouw werkt ook fulltime en sinds 2009 hebben we kinderen. Als er dan iets aan de hand was, kon ik niet zomaar even snel naar huis. Later ging ik in Zeeland werken en hoewel mijn forenstijd nog steeds 40 minuten was, was dit meestal wel een filevrije route. Dat vond ik al een verademing. Nu werk ik veel thuis en kunnen de kinderen tussendoor ook even iets vragen. Dat is fijn. Ik ben er veel meer voor de kinderen nu. Tegelijkertijd merk ik qua werk dat ik thuis echt wel in mijn eigen ‘bubbel’ zit. Het zou mooi zijn als ik straks de helft van de tijd naar het provinciehuis kan voor ontmoetingen. Tegelijkertijd vind ik die beperking van de reistijd en minder filerijden ook wel fijn.”

Bram: 'Tegelijkertijd merk ik qua werk dat ik thuis echt wel in mijn eigen ‘bubbel’ zit.'

Jantine, jij bent ook op het provinciehuis geweest. Om het filmpje op te nemen over de nieuwe facilitaire mogelijkheden.

'Klopt! Dat filmpje toont onder andere de mogelijkheden voor het hybride samenwerken. De collega's van facilitaire dienstverlening hebben hier de afgelopen tijd hard aan gewerkt. Je kunt nu in Facilitor je werkplekken, teamplekken en vergaderruimtes in de toren reserveren. Ook via de app, dat is vrij nieuw. Daarnaast is er extra aandacht besteed aan bezoekers die naar het provinciehuis komen.'

Bram: 'Toevallig ben ik pas naar het provinciehuis geweest en hadden we daar een demo van een nieuw product. Er waren een aantal mensen in de vergaderruimte zelf aanwezig - en er waren een aantal mensen die digitaal aanschoven, via MS Teams. Dankzij de HD camera die in deze vergaderruimte hangt, konden de digitale gasten ook de hele tafel zien en meekijken. Ik moet zeggen dat het best wel aardig ging. Mede omdat de ruimtes heel goed ingericht zijn bij de provincie. Dat heb ik nog niet op veel andere plekken gezien. Er is geïnvesteerd om het goed te laten werken. Ik ben wel benieuwd hoe dat gaat als we stickers willen gaan plakken en gaan tekenen. Het samen creatief zijn, ik denk dat dat nog wel een uitdaging is. Dat moeten we leren. En gewoon uitvinden; durven doen. Maar het zijn echt goede spullen die in de vergaderruimtes hangen, dus aan de spullen ligt het niet.”

Wat is het ideale plaatje van jouw toekomstige werkweek, Bram?

“Ondanks dat ik het fijn vind om thuis te werken, vind ik het óók fijn om naar het provinciehuis te gaan. Om mijn werk goed te kunnen doen moet ik wel mensen spreken en ontmoeten. Als projectleider heb je toch mensen nodig die ook wat voor je wíllen doen; die je iets gunnen. Mensen hebben vaak meerdere projecten en dan komt daar óók dat project van Bram nog bij. Die denken dan: “Ja leuk Bram, dat je een project hebt. En dóór!”. Dan blijkt dat menselijke contact weer heel belangrijk. Je maakt pas echte verbinding als je de mens achter de medewerker leert kennen. Mijn ideale plaatje van mijn werkweek zou zijn: 2 dagen kantoor, en de rest thuis. En de tijd op kantoor zou ik dan zoveel mogelijk benutten om ontmoetingen te hebben, met elkaar ideeën uit te wisselen - en om deel te nemen aan creatieve workshops. De overige tijd zou ik gebruiken om bij te praten. Alleen werken doe je thuis, samenwerken doe je in het provinciehuis. Stukken uitwerken en rapportages maken doe ik thuis wel.”

Bram: 'Om mijn werk goed te kunnen doen moet ik wel mensen spreken en ontmoeten.'

“Ondanks dat ik het fijn vind om thuis te werken, vind ik het óók fijn om naar het provinciehuis te gaan. Om mijn werk goed te kunnen doen moet ik wel mensen spreken en ontmoeten. Als projectleider heb je toch mensen nodig die ook wat voor je wíllen doen; die je iets gunnen. Mensen hebben vaak meerdere projecten en dan komt daar óók dat project van Bram nog bij. Die denken dan: “Ja leuk Bram, dat je een project hebt. En dóór!”. Dan blijkt dat menselijke contact weer heel belangrijk. Je maakt pas echte verbinding als je de mens achter de medewerker leert kennen. Mijn ideale plaatje van mijn werkweek zou zijn: twee dagen op kantoor en de rest thuis. En de tijd op kantoor zou ik dan zoveel mogelijk benutten om ontmoetingen te hebben, met elkaar ideeën uit te wisselen - en om deel te nemen aan creatieve workshops. De overige tijd zou ik gebruiken om bij te praten. Alleen werken doe je thuis, samenwerken doe je in het provinciehuis. Stukken uitwerken en rapportages maken doe ik thuis wel.”

Jantine, jij hebt als voorbeeld de werkweken van fictieve, virtuele collega’s uitgewerkt als communicatieopdracht, dus jij weet als geen ander hoeveel verschillende mensen en wensen er zijn. Wat zijn jouw bevindingen?

'Die werkweken van virtuele collega’s uitwerken, dat was voor mij heel leuk om te doen. Wij noemden ze persona’s en het werden voor mij ook échte mensen. Dan hoorde ik mezelf zeggen: “Nee, zoiets zou Alexander nooit doen”. Het zijn echt verschillende soorten mensen met hele verschillende behoeften, net als in de dagelijkse praktijk. Die werkweken van de persona’s zijn nu de gespreksstarters geworden in de presentaties en workshops van het projectteam ‘Anders werken, ontmoeten en reizen (AWOR). Ze verbreden je perspectief, want de persona’s geven ook écht inzicht in andere behoeften dan die van jezelf.

Tot slot: wat is joúw ideale plaatje van een toekomstige werkweek, Jantine?

'Door corona is mijn werkgebied als – ingehuurde – zzp'er juist veel groter geworden, ook door de afstanden die wegvallen. Dus het biedt mij vooral meer mogelijkheden en kansen. We hebben allemaal geleerd dat thuiswerken heel goed kan. Dat gaat mij ook prima af. Ik vind de flexibiliteit die het thuiswerken brengt heel prettig. In mijn ideale toekomstige werkweek wissel ik werkdagen op kantoor af met werkdagen thuis. Thuis kan ik geconcentreerd en rustig werken en voor de ontmoeting en verbinding met collega’s kom ik graag naar het provinciehuis.'

Tip voor Bram

Er is in Office 365 veel meer mogelijk dan de opties die we tot nu toe gebruiken. Wist je bijvoorbeeld dat je in MS Teams heel makkelijk met een Kanban-bord kunt werken? Een Kanban-bord is eigenlijk gewoon een slim To Do bord voor het overzichtelijk maken van openstaande taken. Als je de applicatie MS Teams opent kun je in het linker (verticale) menu op de drie bolletjes klikken en iets toevoegen aan dat menu. Kies er dan voor om ‘Tasks voor Planner en To Do’ te installeren. Vervolgens wordt dat aan je linker menu gekoppeld. Wanneer je aan meerdere projecten werkt, kun je in deze applicatie bijhouden welke taken welke status hebben – en welke taken op jouw naam staan. Samen met Diana probeer ik dat ook nu bij andere projectleiders in de organisatie te introduceren.

Tip voor Jantine

Wat je nu begint te merken is dat er tússen afspraken op het provinciehuis en thuis reistijd zit, soms midden op de dag. Hoe ga je daar mee om? Is dat dan je eigen tijd? Past het in je agenda? Moet je altijd bereikbaar zijn in de auto? Ik denk dat het een uitdaging is om met zulke én andere vragen niet te veel vast te leggen, maar mensen wel richting mee te geven. Daar een goede balans tussen vinden... dat is een uitdaging voor de organisatie en voor communicatie.

Merin te Does