1. Voorbereiden

Voorbereiden is het halve werk en dat geldt zeker voor een online/hybride bijeenkomst! Dit hoofdstuk gaat in op wat er allemaal komt kijken bij de voorbereiding van een online sessie. Voor het vormgeven van een online bijeenkomst is het allereerst belangrijk om het doel van de sessie en de doelgroep helder te hebben. Hybride vergaderen houdt in dat een deel van de deelnemers bij elkaar in één ruimte zit en minimaal één deelnemer meedoet aan de vergadering via een onlineverbinding. Specifieke tips voor hybride bijeenkomsten staan op de laatste pagina - dit is toch een andere tak van sport.

Doel

Het opzetten van een online sessie begint met nadenken en afbakenen van het doel van de sessie. Als je dat duidelijk hebt, dan kun je de werkvorm die hieraan bijdraagt bepalen. Hierbij is het ook belangrijk wie de doelgroep is.

  • Wat wil je vragen?
  • Waar wil je naar toe werken?
  • Wanneer is de sessie geslaagd?
  • Is het hoofddoel informeren of beslissingen nemen, of juist input ophalen middels een brainstorm?

.

Zorg dat je op de vragen hiernaast een helder antwoord hebt, maar ook op de volgende vragen:

  • Wat zijn bijkomende subdoelen van de bijeenkomst?
  • Wie heb ik hiervoor nodig? (Stel dus de deelnemers en doelgroep vast)
  • Is er al een verwachting van deelnemers en welke verwachting wil je neerzetten?
  • En met welk gevoel moeten deelnemers/organisatie uit de online sessie weggaan?

Doelgroepen en deelnemers

De doelgroep en deelnemers van een online bijeenkomst kunnen hetzelfde zijn, maar dit hoeft niet. De belangen van de doelgroep heb je in gedachten als je een sessie organiseert, maar je organiseert deze voor de deelnemers. Deelnemers vertegenwoordigen de doelgroep. In sessies met bijvoorbeeld externen worden vaak meerdere doelgroepen vertegenwoordigd. Bij het inrichten van een sessie is het belangrijk om rekening te houden met wie de deelnemers (en doelgroep(en)) zijn.

Schep heldere verwachtingen

Het kan storend zijn om onderdeel te zijn van een online bijeenkomst waarin niet duidelijk is wat precies de bedoeling is. Maak daarom in het begin van de sessie duidelijk wat de verwachtingen zijn van de deelnemers. • Stuur voorafgaand de sessie de agenda door, zodat de deelnemers met de juiste verwachting een sessie deelnemen. • Of licht in het begin van de sessie het programma toe • Licht de online spelregels toe: microfoon uit, voorzitter, chat wel/niet gebruiken, camera aan • Verdeel rollen: o Gespreksleider o Notulist o Collega die de vragen bijhoudt o Collega die de presentatie laat zien • Maak een draaiboek van hoe je wil dat de bijeenkomst gaat verlopen. Oefen de bijeenkomst in een kleiner gezelschap (repetitie), zodat je nog het e.e.a. kan bijschaven. • Let op de tijd! Niets is vervelender als bijeenkomsten te lang duren, vooral online. • Zorg ook voor pauze momenten.

This video has been disabled until you accept marketing cookies.Manage your preferences here or directly accept targeting cookies

Sessie vormgeven

Het is altijd goed om het programma van de bijeenkomst een beetje afwisselend te houden, zeker voor langere sessies. Om de aandachtspanne tijdens presentaties of vergaderingen goed te houden, is interactie en variatie belangrijk. Betrek de deelnemers erbij: • Inzet van Mentimeter • Quiz via Kahoot • Gebruik van ander soorten energizers

Voor alle deelnemers: nét even dat mailtje beantwoorden of dat belletje doen? Doe dat na de bijeenkomst, en zet bijvoorbeeld wél je camera aan.