2. Uitwerken

Er zijn verschillende sessieonderdelen die je tijdens een online bijeenkomst kunt toepassen. Kies bewust welke onderstaande onderdelen je wilt laten terugkomen in jouw sessie en bereid ze voor.

• Inloop • Check-in/kennismakingoefening • Programma doorlopen (+ spelregels) • Stilstaan bij doel en verwachtingen • Werkvorm(en) • Time to energize! • Ruimte voor pauze en vragen • Afsluiting

Inloop

Bij een ‘fysieke’ bijeenkomst voelt een inloop natuurlijk aan. Maar, bij een online bijeenkomst poppen de deelnemers zo op je scherm. Je kunt de deelnemers een warm welkom heten door het klaarzetten van een powerpointsheet met Welkom erop. Deel wel je scherm, zodat ze het zien.

Tip

Zorg voor een ludieke inloop door de deelnemers meteen een vraag te laten beantwoorden via de Mentimeter. Stel een luchtige of gekke vraag, zoals: wat heb je vandaag gegeten als ontbijt of welk dier past het best bij je persoonlijkheid? Vergeet niet om het scherm te delen, zodat iedereen de antwoorden ziet verschijnen. Neem contact op met je communicatieadviseur als je de Mentimeter van de provincie wilt inzetten.

Check-in/kennismakingoefening

Doe een kort check-in moment of een kennismakingsoefening om jouw sessie een vliegende start te geven. Zeker als er nieuwe deelnemers zijn in een team of als je aan het begin staat van een nieuwe samenwerking. Maar ook bij je bestaande team is het goed om even te peilen wat het energieniveau is van iedereen. Geef ze de ruimte om het kort toe te lichten, zo behoud je de persoonlijke aandacht voor elkaar.

Programma doorlopen (+ spelregels)

Start je bijeenkomst met het toelichten van het programma. Voor een grote bijeenkomst zou je het programma op een powerpointsheet kunnen laten zien. Na het doorlopen van het programma, kun je de spelregels toelichten:

  • Wanneer staan de deelnemers op mute?
  • Wat moeten ze doen als ze een vraag hebben?
  • Wanneer zet je de camera uit?

This video has been disabled until you accept marketing cookies.Manage your preferences here or directly accept targeting cookies

Werkvorm(en)

Het kiezen van een passende werkvorm hangt sterk samen met het doel van een bijeenkomst. Klik onderaan op de link ‘werkvorm ideeën’ om inspiratie op te doen voor het kiezen van een werkvorm. Houd bij het kiezen van een werkvorm rekening met de volgende zaken:

  • De digitale vaardigheden van de deelnemers; bij twijfel kies voor een laagdrempelige werkvorm of creëer een testomgeving voor deelnemers;
  • Een mooie opmaak is fijn, maar daar moet niet de meeste tijd in gaan zitten;
  • Oefen de werkvorm met een collega of twee (als je het met meerdere mensen organiseert, haak dan alle organisatoren aan bij het testen);
  • Zoek op internet naar tips voor jouw gekozen werkvorm.

Het kan zijn dat er verschillende werkvormen nodig zijn om de doelstellingen te behalen. Bedenk hierbij wel dat omschakelen naar een andere werkvorm voor wat tijd, energie en denkvermogen kost. Denk dus goed na of de werkvorm die je kiest, echt meerwaarde geeft, maar je weet pas of iets werkt als je het écht probeert! Dus geef ook bij de deelnemers aan dat je iets voor het eerst probeert en dat het een ‘experiment' is. Dan kan je achteraf ook vragen om feedback of het wel of niet goed werkt (zie ook het kopje evalueren).

Time to energize!

Een energizer is een korte oefening die je kunt inzetten tijdens een bijeenkomst om deelnemers even los te trekken van de inhoud en wat nieuwe energie te laten opdoen. Er zijn veel verschillende energizers die je kunt vinden/zelf kunt bedenken. Een energizer voor de eerste keer uitvoeren kan wat ongemakkelijk voelen. Laat je daar niet door stoppen en probeer het uit. Je zult zien dat het veel energie brengt! Bij het kiezen van een energizer is het goed om rekening te houden met de deelnemers van de bijeenkomst en het onderwerp van de sessie. Als je een formele bijeenkomst organiseert met veel externen partijen die voor het eerst samenkomen, is het misschien handig om voor een wat ‘veiligere’ energizer te gaan. Om je op weg te helpen hebben we hiernaast een energizer met korte uitleg gegeven.

Bingo

Een vrijwilliger noemt die losse uiteenlopende items die mensen zo snel mogelijk moeten verzamelen. Houd ze in beeld en roep bingo! Dit kan op basis van kleur, bijv. ‘verzamel drie groene items’. Wie als eerste bingo roept wint! + Brengt deelnemers in beweging + Deelnemers komen iets meer te weten over de omgeving van collega’s

Ruimte voor pauze

Organiseer je een bijeenkomst die langer dan één uur duurt, dan is een pauze onmisbaar! Lang achter een scherm zitten is zoals jullie waarschijnlijk zelf ook merken, vermoeiend. Daarom is het belangrijk om bewust een pauze/pauzes in te plannen in je bijeenkomst. Een pauze 5 van tot 10 minuten is vaak genoeg.

Afsluiting

Zorg ervoor dat de bijeenkomst niet te veel uitloopt, zodat je binnen ‘de bijeenkomst tijd’ ruimte houdt voor een afsluiting. Bedank deelnemers en sprekers voor hun aanwezigheid en bijdrage. Koppel kort terug wat er is besproken/gedaan tijdens de bijeenkomst en welke doelen behaald zijn. Benoem hier ook eventuele vervolgacties. Is er tijdens de bijeenkomst gezegd dat er nog iets wordt nagestuurd, herhaal dat dan kort tijdens de afsluiting.