4. Tijdens de sessie

Het is zover! De sessie die je (gezamenlijk) hebt georganiseerd staat op het punt van beginnen. De belangrijke aandachtspunten om mee te nemen tijdens een sessie, worden in dit hoofdstuk besproken. Bedenk dat er altijd iets fout kan gaan, maar dat we door te doen, leren wat wel of niet werkt.

Alles klaar zetten

Zorg ervoor dat je samen met je organisatieteam circa 15 minuten voor de start al in de sessie zit, zodat jullie alles al klaar kunnen zetten. Denk alvast aan het opstarten van je ‘welkom dia’. En zorg ervoor dat de andere benodigdheden ook al klaar staan. Alle onnodige schermen of programma’s, die afleidend kunnen zijn of vertragend, kun je het beste afsluiten. Om uitgerust aan de bijeenkomst te beginnen kan het helpen om één keer diep in te ademen of eventueel vooraf nog een rondje buiten te lopen. Je kan dan alle deelnemers meenemen in jouw frisse energie!

This video has been disabled until you accept marketing cookies.Manage your preferences here or directly accept targeting cookies

Inloop en start van de sessie

Verwelkom je deelnemers met veel enthousiasme en stel een laagdrempelige vraag. Zo komt er vanzelf een kort gesprek op gang. Het is aan te raden om de afgesproken tijd te starten, zodat de deelnemers niet het gevoel hebben dat ze voor ‘niets’ op tijd aanwezig waren. Start alvast met een korte check-in/kennismaking en licht het programma en spelregels toe. Benoem ook wie welke rol tijdens de bijeenkomst vervult.

Tijdschema aanhouden

Probeer je aan het tijdschema te houden dat je van tevoren in het draaiboek hebt gemaakt. Niets is vervelender dan als door de uitloop van een eerder onderdeel, een spreker opeens veel minder tijd heeft. Dit betekent niet dat je op de minuut strikt iemand moet onderbreken, maar spreek wel af wie de tijd in de gaten houdt. Diegene kan bijvoorbeeld 5 minuten voor het einde van een onderdeel de rest daaraan herinneren. Onthoud hierbij dat onderdeel van online faciliteren ook kan zijn om hierin wél flexibel te zijn. Je kunt wat afwijken van de strakke planning. Stel je hebt voor een discussie drie stellingen voorbereid, maar merkt tijdens de bijeenkomst dat de energie erg zit op de eerste stelling, dan kun je (in overeenstemming met de groep) de andere stellingen laten- of eventueel doorschuiven naar een volgende sessie. Online nog belangrijker dan fysiek, hou die energie vast!

Opstarten werkvorm

Neem de deelnemers goed mee in wat jullie vandaag gaan doen. Wanneer je bijvoorbeeld gaat brainstormen, kan het soms goed zijn om samen met de groep vast te stellen of je de juiste vraag hebt geformuleerd: scherp deze eventueel wat aan. Vaak leidt een vraag beginnend met ‘Hoe kunnen we...’ tot goede input! Als de werkvorm voor een groot deel bestaat uit informatie delen dan zal de uitleg logischerwijs korter zijn dan als deelnemers vooral zelf aan de slag gaan. Wanneer je een online tool gebruikt, deel de link dan met de deelnemers en neem de deelnemers met een rustige uitleg mee in hoe het werkt.

Interactie creëren en vragen stellen

In de voorbereiding van de bijeenkomst heb je als het goed is stilgestaan bij een goede balans tussen informatie zenden vs. interactie. Gedurende de bijeenkomst houd je in de gaten of dit in balans blijft. Denk hierbij aan sprekers seinen dat hun spreektijd er bijna op zit. Zorg ook voor afwisseling van het luisteren en interactie, door bijvoorbeeld na het verhaal van één spreker of in de overgang van het ene naar het andere onderwerp, een discussievraag toe te voegen. Dit kan met een stelling in de presentatie of je start de Mentimeter in. Zo betrek je iedereen weer!

Aan het einde van de sessie

Bedenk van tevoren hoe je een sessie wilt beëindigen. Wil je aan het einde een samenvatting geven van wat er besproken is en/of vervolgacties noemen? Dit is ook een moment om bij de deelnemers te polsen of de doelen/verwachtingen van de sessies zijn bereikt. Vaak is het ook goed om wat ruimte te maken voor nabranders/belangrijke opmerkingen vanuit deelnemers. Het kan voorkomen dat de tijd die over is voor een afsluiting korter is dan ingecalculeerd. Zorg dan dat je het belangrijkste behandelt en op tijd afrondt. Zodat de deelnemers met een glimlach je online bijeenkomst verlaten.

Technische problemen

Technische problemen, groot of klein, komen helaas voor en zijn niet altijd te voorkomen. Mocht het tijdens de bijeenkomst gebeuren dat een bepaalde tool niet werkt, of dat de internetverbinding vastloopt, probeer dan vooral rustig te blijven en te kijken naar wat nog wel mogelijk is.

  • Stem van tevoren af wie eventueel de rol van je zou kunnen overnemen als je internetverbinding uitvalt.
  • Zorg ervoor dat meerdere teamgenoten de presentatie, tools of filmpjes hebben. Zo kunnen jullie elkaar opvangen mocht de techniek je in de steek laten. De show gaat zo altijd door.