3. Praktische zaken

Nadat je weet hoe het programma eruit komt te zien, is het moment daar om de praktische voorbereiding te treffen. Oefen je bijeenkomst een paar keer met jouw organisatieteam en vergeet niet een goede uitnodiging te sturen naar de deelnemers.

Deelnemers uitnodigen

Verstuur altijd een uitnodigingsmail naar de deelnemers toe voor je online bijeenkomst. In deze uitnodiging zet je ook altijd het doel in van je bijeenkomst. Wat wil je waarmaken tijdens de sessie en hoe ziet het programma van die sessie eruit? Ook laat je deelnemers weten bij wie ze terecht kunnen voor vragen of bij onduidelijkheden. Daarnaast kun je ook nog mededelen of je nog iets specifieks van de deelnemers verwacht betreft de voorbereiding.

Let op: break-out rooms

Als je tijdens de bijeenkomst uiteen wilt gaan in break-out rooms. Zorg er dan ook voor dat jij de sessie hebt ingepland. De persoon die de sessie inplant kan als enige de break-out rooms in Teams openen. Of laat dit doen door een collega die tijdens de sessie voor de technische ondersteuning zorgt.

In kleinere groepen uiteen

Met de breakoutrooms functie van Teams kan je gemakkelijk uiteengaan in kleinere groepen tijdens een vergadering. Kijk het filmpje of lees online hoe dit in zijn werk gaat.

This video has been disabled until you accept marketing cookies.Manage your preferences here or directly accept targeting cookies

Draaiboek maken

Als je een grote online bijeenkomst organiseert met bijvoorbeeld meer dan twintig mensen doe je er goed aan om een draaiboek te maken. Werk het draaiboek zo uitgebreid mogelijk uit. Hoe simpel ook:

  • Wie deelt het scherm?
  • Wie laat de presentatie zien?
  • Wie zet een tool in zoals de mentimeter?
  • Wie laat een filmpje zien?
  • Wie gaat de vragen in de chat bijhouden?
  • Wie is de moderator (gespreksleider)?

Zorg ervoor dat je de tijd voor de verschillende onderdelen ruim inschat, zodat het geen gehaaste bijeenkomst wordt. Om te komen tot een draaiboek is het handig om alle onderdelen van de sessie onder elkaar te zetten in een tabel. Noteer per onderdeel de volgende zaken:

  • Het tijdstip waarop het plaatsvindt
  • De verschillende type onderdelen
  • De verantwoordelijken per onderdeel
  • Benodigde werkvorm (en tool)
  • Overige opmerkingen/bijzonderheden

Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je het draaiboek zou kunnen inrichten. Maak je draaiboek op de manier dat het voor jou en de medeorganisatoren overzichtelijk en duidelijk is.

Generale repetitie

Zorg dat je een paar keer met je organisatieteam de online bijeenkomst oefent, door elke stap samen te zetten. Zo zie je meteen of het lukt om het scherm vlot te delen. Zorg ervoor dat je alle onnodige vensters afsluit en dat je geconcentreerd kunt oefenen. Loop het programma een keer door met jouw organisatieteam, voordat jullie de echte bijeenkomst gaan draaien. Tijdens de generale repetitie kun je testen op het volgende:

  • Lopen de programmaonderdelen goed in elkaar over?
  • Zijn de werkvormen werkbaar?
  • Is het onderling duidelijk wie welke rol heeft?
  • Is de tijdsplanning realistisch?
  • Wie beantwoordt de vragen?
  • Wie houdt de vragen bij?
  • Wie deelt het scherm?
  • Wanneer klik je naar de volgende pagina?
  • Hoe communiceer je met elkaar tijdens de online bijeenkomst?