5. Hybride vergaderen

Hybride vergaderen houdt in dat een deel van de deelnemers bij elkaar in één ruimte zit en minimaal één deelnemer meedoet aan de vergadering via een onlineverbinding.

Beleving

Als je een hybride bijeenkomst bijwoont dan kan de deelnemer, die online deelneemt de bijeenkomst anders ervaren, dan de deelnemers die fysiek bij elkaar zijn. Bedenk daarom voor elk programmaonderdeel van een hybride sessie hoe zowel de deelnemers in de fysieke ruimte als de deelnemers via de onlineverbinding goed kunnen meedoen en aangehaakt blijven. Ondersteunende middelen zijn bij een hybride bijeenkomst eigenlijk nog belangrijker dan bij een gehele onlinebijeenkomst. Stel jezelf daarom de volgende vraag: welke ondersteunende middelen heb ik tot mijn beschikking voor deze hybride bijeenkomst?

Ondersteunende middelen

Voor een hybride bijeenkomst is het voor de interactie tussen de deelnemers die fysiek mee doen en de deelnemers die via de onlineverbinding meedoen fijn om een microfoon en camera te hebben van goede kwaliteit, en daarnaast een groot scherm met geluid. Op een groot scherm kan je de deelnemers die meedoen via een onlineverbinding in beeld brengen en via een goede camera kunnen de fysieke deelnemers goed in beeld worden gebracht voor de online deelnemers. Test van tevoren hoe de camera de deelnemers in de fysieke bijeenkomst in beeld kunt brengen en of deelnemers via een onlineverbinding hoorbaar zijn vanuit verschillende posities in de fysieke ruimte. Dit is de eerste keer even afstellen en zoeken, maar als je de instellingen eenmaal goed hebt staan weet je dat voor een volgende keer!

Tips voor betrekken online deelnemers

Bij een hybride sessie is het belangrijk dat de online deelnemers zich betrokken blijven voelen tijdens de bijeenkomst. Het is goed om de online deelnemers op verschillende momenten in de bijeenkomst expliciet een vraag te stellen of het woord te geven. Online deelnemers zullen wat minder goed aanvoelen wanneer het juiste moment is om in te breken tijdens gesprek en zich daardoor wat eerder afwachtend opstellen. Wanneer een fysieke deelnemer en een online deelnemer tegelijk iets willen zeggen, geef dan voorrang aan de online deelnemer. Daarbij moet de facilitator extra goed in de gaten houden wanneer iemand iets belangrijks zegt in de chat, zodat iedereens aandacht hierop is gefocust. Het risico is anders dat je twee ‘losse' sessies hebt – de online versie en de mensen die fysieke versie.

Tips voor sociale aspect

  • Check halverwege de sessie hoe iedereen in de energie zit en hoe het gaat!
  • Let op dat er geen onderonsjes ontstaan bij de mensen die fysiek (of virtueel) bij elkaar zijn. Je wilt zowel de sociale als inhoudelijk interactie zoveel mogelijk centraal houden;
  • Gebruik een ijsbreker aan het begin van de bijeenkomst. Hybride is nog een beetje zoeken vaak. Een ijsbreker(vraag) waar iedereen kort iets zegt, kan ervoor zorgen dat iedereen meer betrokken is en tijdens de sessie en meer bijdraagt. Daarnaast is het gelijk een moment om te testen of de techniek bij iedereen werk;
  • Vraag iedereen de camera aan te doen – zo is iedereen zichtbaar en is dit niet een voordeel voor alleen de fysiek aanwezigen.

Tips voor techniek

  • Zorg dan voor goede technische apparatuur en een goede verbinding.
  • Wijs één facilitator aan, deze collega houdt in de gaten of iedereen wel aangehaakt is en kan input leveren;
  • Wijs één iemand aan voor de technische onderteuning;
  • Test van tevoren de techniek.

Tips voor voorbereiding

  • Stuur de agenda rond vóór de bijeenkomst – dan weet iedereen wat te verwachten en kan beter voorbereiden;
  • Zorg dat de bijeenkomst afwisselend is ten behoeve van interactie;
  • Las (korte) pauzes in, als je langer dan 45 minuten een overleg hebt.