“Informatie beheren en archiveren moet van het stoffige imago af.”

Onze provinciearchivaris had een vooruitziende blik toen ze deze hartenkreet vorig jaar in de PIB liet oppennen. Sinds jaar en dag ontvangen PS een jaarverslag over het informatiebeheer bij de provincie. Heel interessant, maar inderdaad ook heel stoffig, en daarom doen we het vanaf dit jaar een beetje anders. Behalve een jaarverslag voor PS hebben we voor het eerst ook een jaarverslag gemaakt in de vorm van deze glossy. Zo kan iedereen een kijkje nemen in alles wat zich afspeelt in dit werkveld. En dat is niet weinig.

Heel mooi dat je even de tijd neemt om alles te bekijken. Informatie is van ons allemaal en het beheer ervan is echt een grote uitdaging. Iedereen is nodig om dit tot een succes te maken. Sabine van Rijn, opdrachtnemer ICB

Informatiebeheer, wat?

Ooit hadden we informatie op papier en als iets klaar was en de stapels werden te groot om in een kast te bewaren, brachten we alle paperassen naar de afdeling DIV en daar werd alles netjes gearchiveerd in het archief op verdieping -1. Tegenwoordig is vrijwel alle informatie in digitale vorm te vinden: mails, whatsappjes, word-documenten, pdf's, websites, enzovoorts. Ook deze digitale informatie moet in veel gevallen bewaard worden, maar dat is geen eenvoudige zaak.

Juist ook vanwege de digitalisering en de grote groei van informatie en data is het belangrijk onze informatiehuishouding, dé ruggengraat van onze organisatie, op andere manieren te organiseren en informatie voorafgaand, tijdens én na onze werkprocessen goed te verankeren. En steeds meer rekening houdend met aspecten als privacy, security en openbaarheid

Dit is waar het informatiebeheer zich mee bezighoudt. Een super belangrijk vakgebied, want zonder vindbare, toegankelijke, betrouwbare en volledige informatie kan niemand zijn werk doen, kan GS geen besluiten nemen, kan PS niet controleren, kunnen Wob-verzoekers geen inzicht krijgen, kunnen onderzoekers geen onderzoek doen en kunnen burgers en bedrijven hun rechten niet uitoefenen hun en plichten niet nakomen.

Zorgplicht

In de Archiefwet 1995 vallen de taken voor een adequaat en duurzaam informatiebeheer inclusief archiefbeheer van de provinciale taken onder de verantwoordelijkheid, de zorgplicht, van Gedeputeerde Staten. Dit geldt ook voor de archieven van organisaties die voor GS in mandaat taken uitvoeren. PS ontvangen jaarlijks een jaarverslag vanwege haar controlerende rol.

Facts & figures 2021

896

Dossiers uitgeleend

1920

Meldingen afgehandeld

685

Berichten in de Berichtenbox

12.932

Dossiers vernietigd