Mei 2021
Beleidslijn Digitaal duurzaam informatiebeheer
Hoe ziet de toekomst van het informatiebeheer eruit? De collega's van team PIM en team ICB schreven deze nieuwe beleidslijn en maakten de toekomst concreet aan de hand van 13 principes.
13 principes van digitaal duurzaam informatiebeheer
Principe 1: Archiving-by-design
Bij het (her)ontwerpen van processen en daarbij gebruikte informatiesystemen worden ook de maatregelen bepaald én geïmplementeerd waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.
Principe 2: Open-by-design
Binnen de Provincie wordt bij de inrichting van systemen en het vastleggen van informatieobjecten rekening gehouden met openbaarmaking. De behoefte aan transparantie neemt toe.
Principe 3: Archiveren sluit aan op het werkproces
Voor ieder proces wordt vooraf getoetst welke vorm van archiveren het beste past. Zaakgericht archiveren sluit aan op een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van 'zaken.'
Principe 4: Proceseigenaar is verantwoordelijk voor het toepassen van de principes
Binnen de Provincie is de proceseigenaar eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van alle procesinformatie en het doorvoeren van specifieke verbetermaatregelen.
Principe 5: Behandelend ambtenaar is verantwoordelijk voor het vastleggen van informatie
Binnen de Provincie is de ambtenaar verantwoordelijk voor de vastlegging van informatie bij het uitvoeren van een proces.
Principe 6: Archiveren vergt minimale handelingen
Binnen de Provincie zijn de processen en systemen zo ingericht dat het menselijk handelen voor het bewaren van duurzame informatie is geminimaliseerd, door zoveel mogelijk te automatiseren.
Principe 7: Gemeenschappelijk overzicht van processen en applicatie
Binnen de Provincie hanteren we een overzicht van bedrijfs- en werkprocessen en de ondersteunende applicaties, met daarin geïncorporeerd de vereiste registraties op basis van de AVG, BIO en de bewaartermijnen van de selectielijst.
Principe 8: Eenmalige opslag
Voor betrouwbare dienstverlening is het gebruik van de juiste informatie van cruciaal belang om geschillen over de juistheid van een gegeven te voorkomen. Uitgangspunt is dat er binnen de Provincie voor ieder informatie-object één unieke bron bestaat.
Principe 9: Duurzame informatie is duurzaam toegankelijk en vindbaar
De provinciale gearchiveerde duurzame informatie is vanaf het moment van ontstaan beschikbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft en voor zolang dat noodzakelijk en toegestaan is. De provincie zorgt er daarom voor dat duurzame informatie makkelijk vindbaar, beschikbaar, volledig, interpreteerbaar, authentiek en integer is. Dat draagt bij aan een transparante en efficiëntere overheid.
Principe 10: (Duurzame) informatie is veilig
In het kader van de beveiliging van informatie wordt er voldoende invulling gegeven aan de eisen die de AVG en BIO aan het verwerken van informatie stelt.
Principe 11: Digitale duurzame informatie wordt bewaard conform wettelijke bewaartermijn
De Provincie bewaart alles wat archiefwaardig is: noodzakelijke informatie voor alle belanghebbenden om, gedurende langeretijd, de provinciale taken te kunnen uitvoeren en achteraf besluitvorming te kunnen reconstrueren. Dit conform de selectielijst.
Principe 12: Blijvend te bewaren data wordt overgedragen aan een E-depot
In kader van transparantie wordt gepleit voor een snelle overbrenging, wanneer de situatie zich daarvoor leent, en daarmee openbaarmaking van archieven.
Principe 13: Continu verbeteren volgens PDCA-cyclus
Binnen de provincie hebben we een kwaliteitssysteem ingericht met als doel om continu te verbeteren op zowel organisatieniveau als binnen Programma’s.
Meepraten over de toekomst van het informatiebeheer?
informatiebeheer@brabant.nl
